Horenso là một phương pháp làm việc nhóm, trao đổi nội bộ. Đây còn là một nét văn hóa đặc trưng của người Nhật.
Nhật Bản nghèo nàn về tài nguyên thiên nhiên, thiên tai, động đất xảy ra nhiều nhất thế giới. Cùng với đó, sau thế chiến thứ II thì kinh tế Nhật Bản phải chịu sự tàn phá nặng nề. Cả thế giới đều phải khâm phục về sự phục hồi cũng như tăng trưởng thần kỳ về khoa học kỹ thuật và kinh tế. Năm 2016, quy mô nền kinh tế này theo thước đo GDP danh nghĩa lớn hàng thứ ba trên thế giới sau Mỹ và Trung Quốc, còn theo thước đo GDP ngang giá sức mua thì lớn thứ tư sau Mỹ, Trung Quốc và Ấn Độ
Người nhật có những bí quyết độc đáo khiến họ tăng được khả năng và năng suất lao động xếp hàng đầu thế giới.
Với những ai được tiếp cận với phong cách làm việc của Nhật Bản thì chắc hẳn sẽ biết tới quy tắc Horenso khi làm việc nhóm. Áp dụng quy tắc này giúp các công ty Nhật Bản tạo được sự chuyên nghiệp trong làm việc nhóm. Chúng tôi khi giao tiếp, làm việc với đối tác Nhật Bản đều nhận thấy con người Nhật có tinh thần tập thể cao.
Horenso có lẽ là một nét văn hóa đặc trưng của Nhật Bản hơn là một phương pháp truyền thông trao đổi nội bộ trong quá trình làm việc nhóm thông thường…
Bạn đã thấy thắc mắc về phương pháp Horenso này được sử dụng ra sao chưa?
Được viết tắt từ ba chữL Hokoku (Báo cáo), Renraku (Trao đổi) và Sodan (Hỏi ý kiến).
Đầu tiên cần báo cáo hàng ngày hoặc định kỳ cho cấp trên. Luôn luôn bàn bạc, trao đổi với những nhân viên mình quản lý. Cần phải hỏi ý kiến cấp trên khi quyết định triển khai một công việc nào đó. Hiểu ngắn gọn thì Horenso là chủ động trong công việc của mình.
Horenso được tuân thủ và thực hiện với hầu như tất cả các tổ chức của Nhật Bản. Theo họ thì phương pháp này sẽ hạn chế được những rủi ro dây chuyền một cách hiệu quả.
Horenso là tìm phương pháp giải quyết nhanh nhất trong khả năng đối với những yêu cầu từ khách hàng. Trao đổi và gửi lại yêu cầu cho phụ trách hoặc người liên quan trực tiếp để giải quyết trong trường hợp cần thiết.
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Nội dung đầu tiên trong phương pháp Horenso (Hokoku) bạn cần phải tuân thủ là báo cáo định kỳ. Cấp trên của bạn sẽ không biết được tiến độ công việc, chuyển biến công việc mà bạn đang làm nếu họ không nhận được báo cáo. Bạn nên chủ động báo cáo, điều này sẽ giúp cấp trên hài lòng hơn ở bạn, đừng chờ tới khi họ hỏi “việc ấy thế nào rồi”. Nhưng bạn sẽ báo cáo vào thời điểm nào, cách thức, nội dung ra sao?
Thời điểm báo cáo cần dựa trên các điều sau:
Khi bạn hoàn thành công việc được giao. Công việc dài hạn thì bạn nên báo cáo trong quá trình thực hiện công việc. Khi có thay đổi trong khi xử lý công việc bạn cũng cần báo cáo lại. Khi bạn có thông tin mới cũng cần báo cáo. Một điều nữa cần báo cáo đó là bạn cho rằng có một phương pháp mới có thể cải thiện vấn đề hoặc tăng năng suất.
Làm sao để báo cáo tốt?
Sắp xếp báo cáo một cách chính xác, đầy đủ, tin không vui báo trước, văn phong đúng chuẩn mực, luôn tôn trọng người đọc tin và phải định kỳ. Cần sàng lọc và phân tích và cung cấp giải pháp cho những thông tin báo cáo. Những trường hợp gấp có thể báo cáo bằng miệng. Báo cáo bằng văn bản sử dụng khi: Nội dung phức tạp, khó hiểu cần minh họa bằng biểu đồ, đồ thị….
Lưu ý khi báo cáo:
Không nên báo cáo thiếu chính xác, thông tin không đầy đủ, báo tin hay trước và phong cách ngẫu hứng. Văn phong không được thiếu tôn trọng người nhận, thông tin chỉ mang tính chất tham khảo, thống kê.
2. RENRAKU: LIÊN LẠC
Liên lạc là yếu tố quan trọng và khó nhất trong phương pháp Horenso. Chính vì vậy khi liên lạc người Nhật luôn cân nhắc bởi nó gắn liền với yếu tố thời gian. Khi cấp trên của bạn đang quá bận, hoặc không để ý tới thời hạn của một công việc nào đó liên quan tới khách hàng mà bạn muốn nhắc cấp trên thì phải làm sao?
“Xin lỗi Anh/Chị, nhưng em có một vấn đề cần phải báo cáo gấp…”. Mở đầu bằng câu xin lỗi sẽ là cách nhanh nhất để liên lạc với cấp trên. Bạn phải nói với cấp trên biết mình đã hẹn thời gian thực hiện yêu cầu của khách, và nhắc tới yếu tố thời gian cho cấp trên.
Cách liên lạc tốt:
Với những công việc dễ dàng hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng lời, gọi điện… Chỉ trao đổi những thông tin cần nhanh, kịp thời (realtime),Quảng bá (phủ rộng số người biết), làm liên tục khi cần liên lạc với số lượng người lớn: Có thể sử dụng buổi chourei đầu giờ, cuộc họp cuối ngày hoặc dùng trang thông tin nội bộ công ty để thông báo. những việc liên quan tới cách thức, cải thiện chất lượng, rút kinh nghiệm… thì cần sử dụng văn bản để liên lạc.
Cách liên lạc sai:
Liên lạc không thể hiện đúng trọng tâm, khó hiểu. Liên lạc không liên quan tới công việc đang làm. Liên lạc lan man tốn thời giờ: nên đặt mốc thời gian cho mỗi lần liên lạc và chuẩn bị nội dung trước. Sử dụng các công cụ hỗ trợ khi ngồi gần nhau như email. chat… Nội dung dài dòng, mất thời giờ đọc tin, chậm thời gian thực hiện rất lâu. Ít người biết và làm ngẫu hứng.
3. SODAN: BÀN BẠC
Bàn bạc (SODAN) là điểm mấu chốt giúp bạn giải quyết các đầu việc của mình một cách nhanh chóng và tốt nhất. Không ai là người có sự hiểu biết hoàn hảo. Chính vì thế, tham khảo ý kiến lẫn nhau, đưa ra góp ý của mình cũng chính là đưa một góc nhìn khác cho những vấn đề được đưa ra. Điểm then chốt ở đây là bạn sẽ chọn được ra phương pháp xử lý tối ưu nhất cho vấn đề của mình.
Phương pháp bàn bạc tốt:
Trong khi bàn bạc cần có nhiều người, nhiều phong cách, cá tính. ghi nhận các góp ý. Mục tiêu rõ ràng, những người tham gia đều cần hiểu. Khi đưa ra quyết định cuối, những người tham gia cần tuân thủ theo quyết định này.
Phương pháp bàn bạc không tốt:
Những người tham gia có quan điểm và phương pháp làm tương đồng nhau. Không có mục đích rõ ràng, luôn bác bỏ những ý kiến khác. Không có quyết định cuối cùng, luôn làm theo cách của mình.
Nguồn sưu tầm
